Gérer les inscriptions

Le cycle de vie d'une inscription

Une inscription retient sa place dès le premier clic, votre division ne peut donc jamais survendre, mais une place retenue n'est pas encore une place vendue. Les états, dans l'ordre :

1. Réservée — l'athlète a ouvert le formulaire d'inscription. La place est retenue 10 minutes le temps de le remplir.
2. En attente de paiement — formulaire envoyé ; le capitaine choisit de payer pour toute l'équipe (fenêtre de paiement de 30 minutes) ou de partager : chaque membre reçoit alors un e-mail de paiement avec une échéance de 48 heures.
3. Confirmée — paiement terminé (ou inscription gratuite confirmée). La place est définitivement prise, les coéquipiers reçoivent leur e-mail de liaison de compte, et vous recevez un e-mail de confirmation avec le nombre de places restantes.
4. Annulée — par les athlètes, par vous, ou automatiquement quand une réservation ou une échéance de paiement expire. La place retourne d'elle-même dans le pot commun.

La liste des inscriptions

La section Inscriptions est le quartier général de votre effectif : cartes de statut en haut, puis chaque équipe avec son statut d'inscription, son statut de paiement et son état d'enregistrement, avec recherche par athlète ou équipe, et filtres par division et statut.

Cliquez sur une équipe pour ouvrir sa page de détail : effectif complet avec les informations de chaque membre et l'état de liaison de son compte, le détail du paiement (qui a payé quoi, et pour quand, en mode partagé), les sélections de pack, et le panneau d'actions (annuler avec remboursement, déplacer vers une division sœur, ou changer le statut de classement de l'équipe). Ces parcours ont leurs propres articles :

• Annulations et remboursements — toutes les façons dont l'argent repart.
• Réassigner une équipe — déplacer une équipe confirmée entre divisions sœurs.
• Retraits et disqualifications — retirer une équipe du classement sans toucher à sa place.

Données d'effectif : qui corrige quoi

Le capitaine saisit tout l'effectif à l'inscription, les premières données sont donc souvent approximatives. Cela se corrige tout seul : chaque coéquipier reçoit un e-mail pour lier son compte, et une fois lié, son propre profil athlète devient la source de vérité ; une correction de nom ou de téléphone sur le profil met à jour tous les effectifs où il figure, passés et présents.

Les équipes confirmées peuvent aussi modifier quelques éléments elles-mêmes sans vous solliciter, jusqu'à la date de clôture des inscriptions de leur division : le nom d'équipe et les options de pack de chaque membre (le fameux changement de taille de t-shirt). Ce qu'elles ne peuvent pas toucher (e-mails, genre, ajout ou retrait de membres, ajout de nouveaux éléments de pack) arrive sur votre bureau à la place, à dessein : ces changements ont des conséquences d'identité, de composition ou d'argent.

Filtrer qui peut s'inscrire

Pour un événement interne (réservé aux membres de votre box), définissez un code d'accès aux inscriptions dans la section Fonctionnalités de la page Configuration. La page publique affiche alors un verrou et une pastille "Code d'accès requis", et personne n'atteint le formulaire sans le code (insensible à la casse, et protégé contre les tentatives par une limite de débit). Vider le champ désactive le verrou.

C'est un filtre communautaire partagé, pas un contrôle d'accès individuel : n'importe qui peut transférer le code. Pour un vrai contrôle par personne, ou pour faire passer quelqu'un dans une division pleine ou fermée, utilisez les invitations : les athlètes invités contournent le code d'accès et, si vous l'autorisez, la limite de participants.

L'enregistrement le jour J

La page Enregistrement liste chaque équipe confirmée avec un interrupteur par membre et un "tout enregistrer" en un geste, plus un en-tête de progression, des filtres d'état et une recherche. Elle se synchronise en temps réel entre appareils : trois bénévoles avec trois téléphones peuvent traiter la même file.

Pour les gros événements, utilisez le parcours QR : "Envoyer les QR codes" envoie à chaque athlète confirmé son billet QR personnel (relancer l'envoi ne cible que les athlètes qui n'en ont jamais reçu, les inscriptions tardives se rattrapent donc facilement). Au comptoir, le bouton Scanner ouvre la caméra : un billet scanné affiche la fiche d'identité de l'athlète et l'enregistre sur votre confirmation, avec une option en un geste pour enregistrer toute l'équipe quand elle arrive ensemble.